Privacystatement Triage Support Center

Privacystatement Triage Support Center

Via dit privacystatement schetst het Triage Support Center een beeld over de privacy van persoonsgegevens en maakt het Triage Support Center inzichtelijk ten allen tijde zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Alle gegevens worden verwerkt op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Naast deze algemene wet heeft het Triage Support Center te maken met de Wet kwaliteit, klanten en geschillen zorg (Wkkgz) en de Wet geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO). Ten slotte heeft het Triage Support Center als uitgangspunt dat de fysieke beveiliging van de computers en gebouwen van het Triage Support Center zodanig is ingericht dat de vertrouwelijkheid, integriteit en de continuïteit van de gegevens en gegevensverwerking gewaarborgd zijn. 

Dit privacystatement is bestemd voor alle medewerkers, werknemers en zakelijke relaties van het Triage Support Center en heeft betrekking op alle persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken, de (geautomatiseerde) informatiesystemen van het Triage Support Center en informatie die ontleend kan worden aan de gegevensverzamelingen van het Triage Support Center. Het privacystatement omschrijft de bedrijfsmaatregelen op het gebied van privacybescherming. Daarnaast gaat dit privacystatement tevens in op het verzamelen en verwerken van patiëntgegevens.

 

  1. De verwerking van persoonsgegevens

De wet geeft zes grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens. Het Triage Support Center beroept zich op de volgende grondslagen om persoonsgegevens te verwerken: 

  • Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren;
  • Het is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigd belang;
  • Het is noodzakelijk voor de uitoefening van een publiekrechtelijke taak;
  • Het is noodzakelijk om vitale belangen te beschermen;
  • Het is noodzakelijk voor een wettelijke verplichting;
  • Óf de betrokkene geeft toestemming voor de verwerking.


1.1 De persoonsgegevens van alle werknemers en medewerkers van het Triage Support Center

Het Triage Support Center verwerkt de persoonsgegevens van alle werknemers en medewerkers van het Triage Support Center. Het gaat hierbij om:

  • Administratieve personeelsgegevens;
  • Arbeidsgegevens;
  • Financiële gegevens.

Het verwerken van informatie over persoonsgegevens vindt ten allen tijden plaats met toestemming. Deze gegevens worden verzameld en verwerkt om  medewerkers in te kunnen schrijven, personeelsdossiers op te kunnen bouwen en salaris te kunnen verstrekken.

Ten slotte verzamelt en verwerkt het Triage Support Center persoonsgegevens om:

  • Aanbiedingen te doen op basis van persoonlijke wensen en behoeften;
  • Het op de hoogte kunnen stellen van relevante actualiteiten, events en promotionele acties indien er sprake is van een opt-in;
  • Om toegang te kunnen verlenen tot de portal Mijn Auxilio.


1.2 De persoonsgegevens van zakelijke relaties

Naast de persoonsgegevens van alle werknemers en medewerkers van het Triage Support Center, verzamelen en verwerken wij gegevens van zakelijke relaties die gebruik willen maken van de triage activiteiten van het Triage Support Center. 

Op het moment dat spoedposten via een contactformulier op de website www.triagesupportcenter.nl verzoeken om met ons in contact te komen, verwerken wij deze gegevens. Het Triage Support Center verwerkt de volgende gegevens van zakelijke relaties:

  • Bedrijfsgegevens;
  • Functie van de contactpersoon en naam en achternaam;
  • Softwaresysteem van de organisatie;
  • Gegevens om een goede zakelijke relatie te kunnen onderhouden.

Het verwerken van alle informatie van zakelijke relaties vindt ten allen tijden plaats met toestemming van de desbetreffende spoedpost. De informatie is van belang om de samenwerkingsovereenkomst te kunnen vastleggen en na te komen. 

Daarnaast verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van zakelijke relaties om:

  • Aanbiedingen te doen op basis van wensen en behoeften, relatiegeschenken op te sturen en informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening van het Triage Support Center en onze aanvullende activiteiten;
  • Organisaties op de hoogte te kunnen stellen rondom relevante actualiteiten, events, promotionele acties indien er sprake is van een opt-in;
  • De facturatie te kunnen verzorgen;
  • De organisatie toegang te kunnen verlenen tot de portal Mijn Auxilio;
  • Onze dienstverlening te verbeteren.

Ten slotte verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van zakelijke relaties ten behoeve van zorgonderzoek en verbetering ter kwaliteitsbevordering van huisartsenposten welke een contract hebben gesloten met het Triage Support Center. Alle gecontracteerde huisartsenposten hebben met het Triage Support Center een verwerkingsovereenkomst afgesloten.


1.3 De persoonsgegevens van patiënten 

Naast het verwerken en verzamelen van persoonsgegevens van alle medewerkers, werknemers en zakelijke relaties van het Triage Support Center, verzamelt en verwerkt het Triage Support Center tevens administratieve, verzekerings- en medische gegevens van patiënten. Dit vindt plaats om triage activiteiten van de acute huisartsgeneeskundige zorg te kunnen leveren aan opdrachtgevers op weekdagen in de avonden van 17.00 uur tot 22.00 uur en de weekenden van 07.30 uur tot 21.30 uur.


1.4 Het verzamelen van persoonsgegevens

Het Triage Support Center gebruikt diverse openbare bronnen om in contact te komen met potentiële sollicitanten en opdrachtgevers en om persoonsgegevens te verzamelen. Voorbeelden van openbare bronnen zijn vacaturebanken LinkedIn, Google, Facebook en job aggregators. Tijdens het interactiemoment op één van de genoemde platforms met een potentiële kandidaat of opdrachtgever verschaft het Triage Support Center de volgende gegevens: 

  • Naam (en achternaam);
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer.

De overige gegevens van werkzoekenden en zakelijke relaties uit paragraaf 1.1 en 1.2 worden verder per mail of telefonisch verzamelt. 

Het Triage Support Center maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Besluiten worden ten alle tijden door menselijke tussenkomst genomen. 


1.5 Bewaartermijnen van persoonsgegevens

Het Triage Support Center bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verzameld zijn. De bewaartermijnen voor verwerkingen zijn als volgt vastgesteld:

  • De bewaartermijn van arbeids- en/-of studieovereenkomsten en wijzigingen, verslagen van functionerings-/beoordelingsgesprekken en verslaglegging in het kader Wet Verbetering Poortwachter worden maximaal twee jaar na einde dienstverband bewaard.
  • Loonbeslagen worden bewaard tot opheffing van het loonbeslag.
  • Persoonsgegevens van sollicitanten worden maximaal vier weken zonder toestemming van de sollicitant en maximaal één jaar met toestemming van de sollicitant bewaard.
  • Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen worden minimaal vijf jaar na einde dienstverband bewaard. 
  • Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden worden minimaal zeven jaar na einde dienstverband bewaard.
  • Burgerlijke staat van de werknemer wordt minimaal zeven jaar na einde dienstverband bewaard.

De bovenstaande bewaartermijnen zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving.


1.6 Verantwoordelijkheden en gedragsregels rondom het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens

De primaire verantwoordelijkheid voor de omgang met persoonsgegevens ligt bij de werknemers en medewerkers van het Triage Support Center. Zij zijn op de hoogte van de gedragsregels bij het Triage Support Center. 


1.6.1 Gedragsregels

  • Bij het uitprinten van privacygevoelige informatie moeten de documenten direct van de printer worden gehaald. Persoonsgegevens mogen niet op bureaus blijven liggen. Informatie moet aan het einde van de werkdag worden opgeruimd.
  • Patiëntengegevens op papier mogen het pand van het Triage Support Center niet verlaten.
  • Patiëntengegevens die niet meer nodig zijn, moeten vernietigd worden.
  • De vastgelegde bewaartermijnen worden door alle werknemers nageleefd.
  • Laptops en computers zijn beveiligd met een wachtwoord.
  • USB-sticks en andere massa opslag apparaten: er mag een USB-stick gebruikt worden, bij voorkeur een beveiligde USB-stick met wachtwoord. USB-sticks met geluidsopnamen, patiënteninformatie of organisatie gevoelige informatie mogen het Triage Support Center niet verlaten. 


2 Website bezoekers

Om de website www.triagesupportcenter.nl voor (potentiële) zakelijke relaties (spoedposten) zo gebruiksvriendelijk mogelijk neer te zetten, is het voor het Triage Support Center van belang om gegevens van website bezoekers te verzamelen en te analyseren. Het gaat hierbij om niet-identificeerbare informatie over website gebruikers. De informatie die het Triage Support Center verzamelt ten behoeve van optimalisatie van de website betreft:

  • De bron vanwaar de website gebruiker is doorgelinkt naar de website www.triagesupportcenter.nl;
  • De browser die de website gebruiker gebruikt;
  • De bezochte pagina’s op de website;
  • Informatie over het apparaat dat de website gebruiker gebruikt;
  • De customer journey die website gebruikers afleggen op de website.


2.1 Cookies

Het Triage Support Center maakt op de website www.triagesupportcenter.nl gebruik van cookies, verzamelt website statistieken en analyseert deze. Op deze manier heeft het Triage Support Center in beeld op welke wijze website bezoekers de website gebruiken. Hiermee is het Triage Support Center in staat om de website verder te optimaliseren en de gebruikservaring te verbeteren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op jouw pc. Onze server herkent deze cookies als je www.triagesupportcenter.nl in de toekomst nog eens bezoekt. Klik hier voor de complete cookieverklaring van Auxilio Zorgprofessionals & Academie. Deze cookieverklaring is uniform aan het cookiestatement van het Triage Support Center.


3 Geheimhoudingsverklaring

In de contracten van werknemers en medewerkers van het Triage Support Center is een geheimhoudingsverklaring opgenomen. Alleen indien er een behandelrelatie bestaat mag er informatie aangaande een patiënt worden ingezien of opgezocht in Topicus. Een uitzondering hierop vormen de werknemers en medewerkers die in het kader van de uitvoering van hun werkzaamheden toegang moeten kunnen hebben tot patiëntengegevens. Deze werknemers en medewerkers hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring getekend waarin zij aangeven de toegang alleen voor de aan hen toegewezen werkzaamheden te zullen gebruiken.


4 Externe partijen

Het Triage Support Center deelt informatie met partijen die opdrachten/werkzaamheden uitvoeren voor het Triage Support Center. Zij hebben slechts toegang tot de informatie die zij nodig hebben op de desbetreffende opdracht uit te kunnen voeren. 


4.1 Het delen van informatie met externe partijen

Het Triage Support Center heeft een aantal externe partijen in dienst die in opdracht werkzaamheden uitvoeren. Het gaat hierbij om een marketingbureau en een software-ontwikkelaar. Voor deze externe partijen zijn overeenkomsten opgesteld die in lijn zijn met de AVG wet- en regelgeving. 

Voor de software-ontwikkelaar geldt dat hij toegang heeft tot alle gegevens en onze database. Het is voor deze partij van belang om toegang te hebben tot alle portals, omdat dit hem in staat stelt het CRM-systeem van het Triage Support Center te onderhouden en doorontwikkeling te realiseren. De partij raadpleegt de database alleen indien het echt noodzakelijk is. 

Alle website statistieken worden gedeeld met het marketingbureau. Het gaat hierbij om niet-identificeerbare gegevens uit hoofdstuk 2.


5 Disciplinaire maatregelen

Als een werknemer of medewerker een beveiligingsincident veroorzaakt, vindt er een gesprek plaats met zijn of haar leidinggevende. In het gesprek wordt de werknemer geconfronteerd met het incident, gewezen op de gevolgen en worden er afspraken tot verbetering van het gedrag gemaakt. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt. Indien aantoonbaar en moedwillig door een werknemer of medewerker een beveiligingsincident wordt veroorzaakt, worden disciplinaire maatregelen getroffen. Deze kunnen uiteindelijk resulteren in ontbinding van het contract. Een dergelijke procedure wordt ook gevolgd indien het een huisarts betreft, alleen vindt in dat geval het gesprek plaats met de directeur van het Triage Support Center. Bij indiensttreding wordt een procedure gevolgd die ervoor zorgt dat alle rechten van de betreffende werknemer of medewerker worden ingetrokken. Na het doorlopen van deze procedure heeft de betreffende werknemer of medewerker geen toegang meer tot ICT-middelen en fysieke ruimtes van het Triage Support Center.


6 Rechten van betrokkenen

Alle betrokkenen die een overeenkomst zijn aangegaan met het Triage Support Center evenals zorgvragers waar het Triage Support Center persoonsgegevens van verzameld hebben op verzoek recht op inzage in hun persoonlijk dossier. Aan dit recht is tevens verbonden het recht op correctie van persoonsgegevens en verwijdering van alle persoonsgegevens. Als het verzoek in strijd is met andere wet en regelgeving kan het Triage Support Center een verzoek van een betrokkene weigeren. Het Triage Support Center zal de motivatie voor de weigering van het verzoek verstrekken aan de betrokkene.


6.1 Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz)

De vergewisplicht geldt als het Triage Support Center een nieuwe zorgverlener wilt aannemen. Het Triage Support Center moet de geschiktheid onderzoeken van iemand die beroepsmatig zorg wil gaan verlenen op het Triage Support Center. De volgende zaken dienen in kaart te worden gebracht:

  • Navraag doen bij eerdere werkgevers;
  • Het BIG-register bekijken;
  • Het Waarschuwingsregister Zorg en Welzijn bekijken;
  • Navraag doen bij Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd;
  • Een verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Het Triage Support Center moet zich vergewissen van de geschiktheid van waarnemend huisartsen middels een verklaring omtrent het gedrag (VOG) en het nazien van het BIG-register.


6.2 De wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO)

De WGBO is van toepassing op het moment dat medewerkers van het Triage Support Center een behandelrelatie hebben met patiënten die contact opnemen met een hulpvraag. Patiënten hebben:

  • Het recht op duidelijke informatie over onderzoeken, behandelingen en de gezondheidstoestand;
  • Het recht op overleg met arts en/of hulpverlener om samen te beslissen over de behandeling;
  • Het recht om nee te zeggen tegen een voorgestelde behandeling;
  • Het recht om geen informatie te willen.

Werknemers en medewerkers die vanwege hun beroep met medische gegevens werken, zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Dat houdt in dat zij in principe geen gegevens van een patiënt aan andere mogen verstrekken. Bij toestemming van de patiënt, wettelijke voorschriften of conflict van plichten mag deze informatie wel verstrekt worden. De werknemer en medewerkers op het Triage Support Center mogen alleen gegevens aan derden verstrekken als dat mag op grond van de AVG en als er een grond is om het medisch beroepsgeheim te doorbreken.


7 Bronnen

Het Triage Support Center gebruikt zorgvragers als informatiebron. Er wordt geen gebruik gemaakt van openbare bronnen, er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Besluiten worden ten alle tijden door menselijke tussenkomst genomen.


8 Informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging bij het Triage Support Center heeft betrekking op het behoud van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens binnen het Triage Support Center.

  • Vertrouwelijkheid: het waarborgen dat informatie alleen toegankelijk is voor degenen die hiertoe geautoriseerd zijn vanuit de functie en/-of de taak.
  • Integriteit: het waarborgen van de correctheid en de volledigheid van informatie en de verwerking hiervan.
  • Beschikbaarheid: het waarborgen dat geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot informatie.



9 Klachten

Klachten over de naleving van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming door het Triage Support Center kunnen persoonlijk, telefonisch, schriftelijk of per mail kenbaar worden gemaakt. 



Neem contact op met Auxilio

Heb jij vragen voor ons betreffende het vacature-aanbod of de Auxilio Academie? Neem dan contact met ons op, wij helpen graag!